CES Global Đào Tạo Ứng Dụng GenAI Trong Hành Chính Công Tại Phường Đồ Sơn

Ứng dụng GenAI trong hành chính công đang là xu hướng tất yếu để hiện đại hóa bộ máy quản lý. Tuy nhiên, làm sao để biến công cụ này từ một trào lưu trở thành trợ lý thực thụ cho cán bộ phường? Vừa qua, CES Global đã mang đến phường Đồ Sơn một chương trình đào tạo thực chiến, giúp các cán bộ “thay da đổi thịt” cách làm việc chỉ sau 3 giờ đồng hồ.

Thực trạng: Khi AI chỉ dừng lại ở “dùng thử”

Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều cán bộ tại phường Đồ Sơn đã biết đến ChatGPT hay Gemini. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế, việc ứng dụng vẫn còn nhiều hạn chế:

• Chủ yếu dùng để tra cứu vui hoặc soạn văn bản rất đơn giản.

• Chưa có quy trình chuẩn, dẫn đến câu trả lời của AI còn chung chung, sai văn phong hành chính.

• Chưa đo lường được hiệu quả tiết kiệm thời gian thực tế.

Hiểu được điều này, CES Global đã thiết kế chương trình chuyên biệt: “Ứng dụng GenAI hiệu quả trong nghiệp vụ công việc”. Mục tiêu không phải là dạy lý thuyết suông, mà là làm thật – ra sản phẩm thật – dùng được ngay.

Công thức “Vàng” Mini-OS: Chìa khóa giao việc cho AI

Tại buổi đào tạo, chuyên gia của CES Global đã trang bị cho 100% cán bộ tham gia công thức viết câu lệnh (prompt) độc quyền mang tên Mini-OS. Đây là tư duy cốt lõi để ứng dụng GenAI trong hành chính công thành công.

Thay vì ra lệnh cộc lốc, cán bộ được hướng dẫn cấu trúc 5 thành phần:

1. Role (Vai trò): Định vị AI là chuyên viên văn phòng/tư pháp…

2. Goal (Mục tiêu): Yêu cầu cụ thể (soạn thảo, tóm tắt…).

3. Context (Bối cảnh): Cung cấp dữ liệu đầu vào đầy đủ.

4. Output (Đầu ra): Quy định định dạng, văn phong trang trọng.

5. Review (Kiểm tra): Yêu cầu AI rà soát lỗi trước khi trả kết quả.

Kết quả demo tại lớp cho thấy: Cùng một yêu cầu soạn thảo, việc áp dụng Mini-OS giúp tiết kiệm tới 80% thời gian chỉnh sửa so với cách hỏi thông thường.

3 Nghiệp vụ “xương sống” được số hóa bằng AI

Chương trình đi sâu vào thực hành 3 nhóm việc chiếm nhiều thời gian nhất của cán bộ phường:

1. Soạn thảo văn bản hành chính siêu tốc

Cán bộ không còn phải “đau đầu” nghĩ câu từ cho các thông báo, kế hoạch hay tờ trình. Với bộ prompt mẫu từ CES Global, học viên có thể soạn thảo “Kế hoạch tổ chức Ngày hội Đại đoàn kết” hay “Thông báo lịch tiếp dân” chỉ trong vài phút, đảm bảo đúng thể thức.

2. Tóm tắt và hệ thống hóa văn bản

Đối mặt với các văn bản pháp quy dài hay báo cáo từ cấp trên, kỹ năng dùng AI để tóm tắt 5 ý chính hoặc lập bảng so sánh quy định cũ – mới đã trở thành “vũ khí bí mật”. Điều này giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng để ra quyết định.

Cán bộ nhân viên được hướng dẫn biến GenAI thành một thư ký tận tụy.

• Đọc nhanh: Đưa một văn bản dài 3 trang vào AI. Yêu cầu nó tóm tắt lại thành 5 gạch đầu dòng quan trọng nhất.

• Lọc việc: Yêu cầu AI chỉ trích xuất những nhiệm vụ cụ thể dành cho cấp phường. Điều này giúp tránh bỏ sót chỉ đạo.

• So sánh: Khi có luật mới, cán bộ yêu cầu AI lập bảng so sánh. Cột bên trái là quy định cũ. Cột bên phải là điểm mới sửa đổi. Việc này giúp lãnh đạo nắm bắt thay đổi cực nhanh để ra quyết định chính xác.

3. Tuyên truyền thông minh qua Zalo/Infographic

Biến những quy định luật khô khan thành bài viết Zalo thân thiện, hay nội dung cho Infographic dễ hiểu để người dân tiếp cận. Đây là bước tiến lớn trong việc dùng AI làm “cầu nối” giữa chính quyền và nhân dân.

Cán bộ nhân viên được thực hành “mềm hóa” thông tin:

• Hỏi – Đáp nhanh: Chuyển đổi quy định về “Đăng ký khai sinh” hoặc “Thủ tục đất đai” thành dạng Q&A ngắn gọn.

• Nội dung Infographic: Yêu cầu AI chắt lọc nội dung để thiết kế đồ họa thông tin. Hình ảnh trực quan giúp người dân dễ tiếp nhận hơn.

• Bài viết Zalo: Soạn các thông báo gửi qua Zalo OA của phường. Ngôn ngữ được AI điều chỉnh cho thân thiện, gần gũi nhưng vẫn trang trọng.

Nguyên tắc sống còn: “Lan can an toàn” về bảo mật

Ứng dụng GenAI trong hành chính công không thể bỏ qua yếu tố an toàn. CES Global nhấn mạnh nguyên tắc “3 KHÔNG – 2 PHẢI” để bảo vệ cán bộ:

• KHÔNG đưa thông tin cá nhân công dân hay dữ liệu mật lên AI.

• KHÔNG tin tưởng tuyệt đối, phải kiểm chứng lại với văn bản gốc.

• PHẢI coi AI là trợ lý, con người mới là người chịu trách nhiệm cuối cùng.

Kết luận

Khóa học tại phường Đồ Sơn không chỉ dừng lại ở kiến thức, mà là sự cam kết hành động. Mỗi cán bộ ra về với một “Bộ prompt khởi động” do chính mình xây dựng, sẵn sàng áp dụng ngay vào ngày làm việc hôm sau.

Việc ứng dụng GenAI trong hành chính công không còn là chuyện của tương lai, mà đang diễn ra ngay lúc này. Sự tiên phong của phường Đồ Sơn cùng sự đồng hành của CES Global là minh chứng rõ nhất cho nỗ lực cải cách hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân.

Bạn muốn tối ưu hóa hiệu suất cho tổ chức của mình bằng AI?

Đừng để đội ngũ của bạn bị bỏ lại phía sau trong kỷ nguyên số. Hãy liên hệ ngay với CES Global để được tư vấn chương trình đào tạo GenAI đặc thù cho doanh nghiệp và tổ chức của bạn.

 

>>>> Xem thêm: Đào tạo ứng dụng AI công tác kiểm tra giám sát, kiểm toán nội bộ cho cán bộ thuộc Ban Kiểm Tra – Đài Truyền hình Việt Nam