Đào tạo AI cho Vietnam Airlines: Nâng cao hiệu quả tác nghiệp văn phòng trong kỷ nguyên số

Trong bối cảnh toàn cầu đang hướng tới chuyển đổi số mạnh mẽ, đặc biệt trong ngành hàng không đòi hỏi tính chính xác và hiệu quả cao, việc ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các hoạt động tác nghiệp văn phòng trở thành yếu tố then chốt. Nắm bắt xu thế này, Vietnam Airlines đã chủ động triển khai chương trình đào tạo AI chuyên sâu: “Ứng dụng AI trong tác nghiệp văn phòng – Hướng tới hiệu quả & đổi mới”. Khóa học được thiết kế đặc biệt cho cán bộ nhân viên khối văn phòng, với sự dẫn dắt của chuyên gia Giảng viên Nguyễn Văn Tiệp, hứa hẹn mang đến những kỹ năng thiết thực, giúp đội ngũ nhân sự Vietnam Airlines tự tin làm chủ công nghệ và nâng cao năng suất làm việc.

Đối tượng và Mục tiêu tổng quát của chương trình đào tạo AI cho Vietnam Airlines

Chương trình được thiết kế dành riêng cho cán bộ/nhân viên khối văn phòng của Vietnam Airlines, bao gồm các bộ phận hành chính tổng hợp, nhân sự, tài chính-mua sắm, truyền thông nội bộ, khai thác văn phòng, v.v. Mục tiêu tổng quát của khóa học bao gồm:

1. Chọn đúng công cụ cho đúng việc: Nắm vững cách sử dụng hiệu quả các nền tảng AI hàng đầu như ChatGPT, Gemini, Grok, Perplexity (Spaces), Google AI Studio (System Instruction), NotebookLM, Kimi AI.

2. Vận hành Prompt mini-OS nhất quán: Áp dụng phương pháp viết Prompt theo cấu trúc (ROLE → GOAL → CONTEXT → OUTPUT → REVIEW) một cách nhất quán trên mọi công cụ, tối ưu hóa kết quả đầu ra.

3. Thiết lập cấu hình Trợ lý AI tái sử dụng: Biết cách cấu hình và lưu trữ các thiết lập AI đã tối ưu (Projects trên ChatGPT/Grok, Spaces trên Perplexity, Gems trên Gemini, System Instruction trên Google AI Studio) để tái sử dụng hiệu quả.

4. Tạo artefact thực chiến: Phát triển các sản phẩm thực tế cho 5 nhóm tác vụ chính: soạn thảo văn bản, phân tích dữ liệu, đánh giá thông tin, tổng hợp tài liệu, brainstorming ý tưởng, và các tác vụ media cơ bản (ảnh, video, âm thanh).

5. Đảm bảo an toàn & tuân thủ: Áp dụng quy tắc GUARD-Lite (3–2–1) để bảo mật thông tin và có KPI cụ thể để đo lường hiệu quả ứng dụng AI trong 30 ngày.

Giảng viên Nguyễn Văn Tiệp: Chuyên gia đồng hành

Chương trình tự hào có sự đồng hành của Giảng viên Nguyễn Văn Tiệp – một chuyên gia uy tín với kinh nghiệm sâu rộng trong lĩnh vực ứng dụng AI và tối ưu hóa quy trình làm việc. Thầy Tiệp sẽ mang đến những kiến thức chuyên sâu, phương pháp giảng dạy thực tiễn, giúp học viên không chỉ hiểu về AI mà còn biết cách triển khai và ứng dụng nó một cách hiệu quả nhất vào công việc hàng ngày tại Vietnam Airlines.

Khung phương pháp & Bản đồ công cụ: Nền tảng tư duy và thực hành

Chương trình không chỉ dừng lại ở việc giới thiệu công cụ mà còn trang bị cho học viên một khung phương pháp tích hợp tinh gọn để hình thành tư duy và văn hóa AI bền vững.

Khung phương pháp THRIVE (Thói quen – Kết quả – Đạo đức)

Khung THRIVE được xây dựng nhằm hình thành thói quen làm việc với AI, tạo ra kết quả đo lường được và đảm bảo tính đạo đức/tuân thủ:

• T – Trust (Niềm tin): Dựa trên minh chứng (citation, kiểm chứng), không “mù quáng” tin vào kết quả AI.

• H – Habits (Thói quen): Biến Prompt/Template thành thói quen sử dụng hàng ngày (checklist, macro).

• R – Results (Kết quả): Luôn gắn đầu ra với KPI (tiết kiệm thời gian, độ chính xác, mức độ hoàn thành).

• I – Innovation (Đổi mới): Thử nghiệm ý tưởng mới, cải tiến quy trình từng bước.

• V – Values (Giá trị): Đảm bảo nội dung phù hợp với giá trị và tone-of-voice của tổ chức.

• E – Ethics (Đạo đức): Tôn trọng quyền riêng tư, bản quyền, phát ngôn có trách nhiệm.

Quy trình áp dụng nhanh (3 bước):

1. Mục tiêu & KPI (R): Nêu rõ “muốn đạt gì, đo bằng gì”.

2. Thói quen hóa (H): Dùng Prompt/Template cố định; checklist 5 bước.

3. Kiểm chứng & Đạo đức (T/V/E): Trích nguồn, cảnh báo giới hạn, xin duyệt trước khi phát hành.

   • Ví dụ: Soạn memo: dùng mẫu cố định (H), có KPI “≤15 phút/memo” (R), luôn kèm nguồn tài liệu nội bộ (T/E), giữ giọng điệu thương hiệu (V), đề xuất cải tiến mục lục (I).

Khung PEAK (Vấn đề – Bằng chứng – Hành động – KPI)

Đây là khung dành cho các tác vụ phân tích và đánh giá, giúp đưa ra quyết định có bằng chứng, hành động rõ ràng và đo lường được:

• P – Problem (Vấn đề): Nêu đúng bài toán (ràng buộc, đối tượng).

• E – Evidence (Bằng chứng): Trích dẫn tài liệu, số liệu, nguồn kiểm chứng.

• A – Actions (Hành động): Các bước thực thi ngắn gọn, có chủ sở hữu.

• K – KPI: Chỉ số đo (thời gian, chất lượng, chi phí, rủi ro).

  • Ví dụ: Đánh giá 3 báo giá mua sắm: P (nhu cầu), E (bảng so sánh, trích hợp đồng), A (đàm phán, thử nghiệm), K (giảm 15% chi phí, SLA 2 ngày).

AI Scaling Pyramid (Mức Cá nhân → Nhóm → Quy trình → Hệ thống)

Lộ trình triển khai AI từ quy mô nhỏ đến lớn, đảm bảo ít rủi ro và mang lại nhiều giá trị:

• Cá nhân: Dùng Prompt/Template để tăng năng suất cá nhân.

• Nhóm: Chuẩn hóa mẫu, chia sẻ tài nguyên trên Perplexity Space/ChatGPT Project/Gemini Gem.

• Quy trình: Đóng gói thành quy trình lặp lại (checklist, phân vai, SLA).

• Hệ thống: Tích hợp vào công cụ/doanh nghiệp (KB chung, giám sát, nhật ký).

  • Ví dụ: Từ memo cá nhân → mẫu memo phòng ban → quy trình “báo cáo tuần 1 trang” → nối KB & lưu log để audit.

GUARD-Lite 3–2–1: Quy tắc an toàn dữ liệu

Quy tắc này giúp giảm thiểu rủi ro khi sử dụng AI trong môi trường văn phòng:

• 3 KHÔNG:

  1. Không dán PII/dữ liệu mật (số CMND, lương, hợp đồng chưa ẩn danh).

  2. Không trích dẫn thông tin chưa kiểm chứng/tin đồn.

  3. Không phát ngôn thay tổ chức khi chưa được ủy quyền.

• 2 PHẢI:

  1. Phải ghi citation/nguồn khi dùng tài liệu.

  2. Phải lưu phiên bản nháp & người duyệt (audit trail).

• 1 ĐIỂM DỪNG: Nếu nghi ngờ nhạy cảm → dừng và xin phê duyệt.

  • Ví dụ: Soạn thông cáo nội bộ → kiểm tra có PII không (3 KHÔNG), trích nguồn quy định truyền thông (2 PHẢI), nếu đụng số liệu tài chính chưa công bố → điểm dừng xin duyệt.

Lịch trình chi tiết 1 ngày đào tạo

Khóa học được tổ chức trong một ngày với lịch trình cụ thể, đảm bảo học viên tiếp thu tối đa kiến thức và kỹ năng thực hành.

Buổi Sáng: Tư duy đúng việc + Soạn thảo/Tổng hợp/Nghiên cứu

Module 1: Hiểu đúng, nắm bắt xu hướng và ứng dụng GenAI

• Hiểu và nắm được cơ chế vận hành của: Mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs), Trí tuệ nhân tạo tạo sinh (GenAI), Tác nhân AI (AI Agents), Tác nhân tự động hóa (Agentic AI).

• Nắm bắt mức độ trưởng thành của AI và ứng dụng thực tiễn trong công việc.

• Phân tích cơ hội, thách thức, rủi ro khi ứng dụng AI vào công việc.

Module 2: Nghiên cứu có trích dẫn (Perplexity Spaces + NotebookLM)

• Perplexity: Hướng dẫn tạo Space theo chủ đề nghiệp vụ để đặt câu hỏi có citation và lưu link chia sẻ.

• NotebookLM: Nạp 3–5 tài liệu nội bộ (đã ẩn danh) để sinh Brief 1 trang kèm mục lục trích dẫn.

• Đầu ra: 01 Space + 01 Brief có citation.

Module 3: Soạn thảo & tổng hợp (ChatGPT + Gemini)

• Áp dụng Prompt mini-OS với 6 mẫu nhanh:

  1. Tóm tắt/Brief 1 trang

  2. Viết lại/Chuẩn hóa (tone, độ dài)

  3. Trích xuất bảng dữ liệu

  4. Dịch/Địa phương hóa

  5. Lập kế hoạch/Checklist

  6. Email/MoM (biên bản họp)

• Gemini: Tạo 01 Gem “Soạn memo 1 trang theo format đơn vị”.

• ChatGPT: Tạo 01 Project và lưu bộ prompt + tệp demo.

• Đầu ra: 01 memo + 01 brief 1 trang (có cấu trúc).

Module 4: Chuẩn hóa & GUARD-Lite

• Prompt Safety Gate: Thực hành các bước kiểm tra trước khi AI trả lời: nêu nguồn, giới hạn, cách kiểm chứng, người duyệt.

• Chọn “mẫu vàng”/nhóm để đưa vào Template Pack của lớp.

Buổi Chiều: Phân tích/Đánh giá + Brainstorming + Cấu hình & Media

Module 5: Phân tích & đánh giá

• Áp dụng khung PEAK + Rubric 5 tiêu chí (Tác động, Rủi ro, Nỗ lực/Chi phí, Dữ liệu, Tuân thủ) để phân tích và đánh giá hiệu quả.

• Gemini: Hướng dẫn tóm nhanh 1 PDF dài để rút ý chính + rủi ro + câu hỏi mở.

• Đầu ra: 01 phiếu chấm 1 trang có bằng chứng.

Module 6: Brainstorming có cấu trúc (Grok + ChatGPT)

• Grok (Project): Sinh ý tưởng cải tiến theo 3 cụm (Con người/Quy trình/Công cụ), kèm ước lượng Impact/Effort.

• ChatGPT (Project): Hợp nhất ý tưởng đã sinh để xuất Action plan 30 ngày (owner/KPI/mốc T+7/T+14).

• Đầu ra: 01 kế hoạch hành động nhóm.

Module 7: Cấu hình trợ lý & guardrails (Google AI Studio)

• Viết System Instruction gồm: Vai trò, Phạm vi, Phong cách/Định dạng, Quy tắc Evidence & Citation, Điều cấm, Bước rà soát trước khi phát hành.

• Kiểm thử 3 truy vấn; tinh chỉnh đến khi đầu ra ổn định.

• Đầu ra: tệp system-instruction.md.

• Thiết lập Trợ lý AI trên các nền tảng.

Module 8: Tạo Slides, Media nhỏ (Ảnh-Video-Âm thanh)

• Ảnh: Sử dụng Gemini (hoặc ChatGPT Image) để tạo 1 minh họa cho memo nội bộ.

• Video: Viết kịch bản + storyboard 30-45 giây.

• Âm thanh: Viết voice-over 45–60 giây.

• Slides tự động: Sử dụng Kimi AI để tạo slide tự động.

• Mục tiêu: Hiểu rõ quy trình, không đi sâu vào sản xuất chuyên nghiệp.

Module 9: Demo, chấm điểm & định hướng mở rộng (AI Scaling Pyramid)

• Mỗi nhóm demo 3 artefact chính: Brief có citation, Action plan, System Instruction.

• Chấm theo Rubric kết quả (Độ chính xác/citation, Thời gian tiết kiệm, Khả năng áp dụng, Rủi ro).

• Định hướng lộ trình Cá nhân → Nhóm → Quy trình → Hệ thống.

Lợi ích to lớn dành cho đội ngũ Vietnam Airlines

Chương trình đào tạo này mang lại lợi ích kép, tác động tích cực đến toàn bộ hoạt động văn phòng của Vietnam Airlines:

• Nâng cao năng suất: Giảm đáng kể thời gian cho các tác vụ lặp lại, giúp nhân viên tập trung vào công việc chiến lược hơn.

• Tăng cường độ chính xác: Kết quả từ AI được kiểm chứng và trích dẫn nguồn rõ ràng, giảm thiểu sai sót.

• Thúc đẩy đổi mới: Khuyến khích tư duy sáng tạo, thử nghiệm các ý tưởng mới trong công việc.

• Đảm bảo an toàn dữ liệu: Nắm vững quy tắc GUARD-Lite giúp bảo vệ thông tin mật của tổ chức.

• Chuẩn hóa quy trình: Áp dụng AI để chuẩn hóa các biểu mẫu, quy trình làm việc.

Kết quả kỳ vọng sau chương trình đào tạo

Sau khi hoàn thành khóa học, Vietnam Airlines kỳ vọng đạt được những kết quả cụ thể:

• Năng suất: % thời gian tiết kiệm/chu kỳ (so với baseline).

• Chất lượng: % câu trả lời có citation hợp lệ; số lỗi quy chuẩn giảm.

• Mức độ áp dụng: #tác vụ/tuần dùng Template Pack; #artefact nộp; % nhóm duy trì SOR.

• An toàn: 0 sự cố dữ liệu; 100% tuân thủ Prompt Safety Gate.

Kết luận: Vietnam Airlines tiên phong với tầm nhìn AI

Chương trình đào tạo AI “Ứng dụng AI trong tác nghiệp văn phòng” thể hiện tầm nhìn chiến lược và sự quyết tâm của Vietnam Airlines trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động và đẩy mạnh chuyển đổi số. Bằng cách trang bị cho đội ngũ nhân sự những công cụ và kỹ năng AI hiện đại dưới sự hướng dẫn của Giảng viên Nguyễn Văn Tiệp, Vietnam Airlines không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tạo dựng một môi trường làm việc năng động, sáng tạo và sẵn sàng cho tương lai.

>>> Xem thêm: Đào tạo ứng dụng AI công tác kiểm tra giám sát, kiểm toán nội bộ cho cán bộ thuộc Ban Kiểm Tra – Đài Truyền hình Việt Nam